Como elaborar un Flujo de Caja para Dummies

Vamos a explicar de forma clara y detallada, qué es un flujo de caja y para que sirve. Un flujo de caja es una herramienta de control gerencial, aunque también puede (y es) utilizada por personas ajenas a la organización, como trabajadores de bancos; así pues, esta herramienta tiene una gran importancia para las organizaciones, y debe generalizarse su uso cada vez más en las PYMEs, debido a que permite conocer cuales son las fuentes de ingreso que una empresa tiene y en qué invierte esos recursos. Cabe recalcar que el flujo de caja no es una Estado de Resultados, el flujo de caja nos indica cuánto ingresa o se cobra y cuánto sale o se paga; no obstante, en el Estado de Resultados se indica por ejemplo cuánto se factura o cuánto se vende porque la venta podría ser al crédito, tampoco se dice cuanto se compra porque podría ser una venta al crédito.

El flujo de caja nos puede dar información histórica, actual y futura, sobre el comportamiento de nuestros movimientos de efectivo; porque a través de éste podemos ver cuánto cobramos en los meses pasado y como se invirtió ese dinero; así pes, también sirve para hacer una estimación de los ingresos y egresos de efectivo, vale decir, lo que realmente va entrar o salir, por lo que cualquier otra partida que no influya en el ingreso o salida de efectivo no es flujo de caja. El flujo de Caja Proyectado recibe también el nombre de “Presupuesto de Tesorería” o pronóstico de tesorería.

Objetivos de la elaboración del flujo de caja

El flujo de caja es una herramienta fundamental pues nos ayudará a cumplir los siguientes objetivos:

1.      En primera instancia el flujo de caja nos sirve para determinar la capacidad que tiene la empresa de generar efectivo, y así poder determinar si la empresa tiene la capacidad de hacer frente a sus obligaciones actuales, y, de haber obligaciones proyectadas, poder prever dichas obligaciones.

2.      Habiendo visto la capacidad de la empresa de generar ingresos, en segunda instancia, el flujo de caja nos servirá para tomar decisiones. La decisión de invertir o la decisión de endeudarse o de bajar los sueldos o cualquier otra proviene de nuestra capacidad comercial o capacidad de generar ingresos.

3.      El flujo de caja nos permite observar el comportamiento de nuestra empresa, lo cual nos dará la capacidad de formular estrategias y políticas saludables para la organización.

Cabe señalar, que pueden existir otros objetivos, pues, los que hemos enumerados son los principales dentro de una organización, pero como ya habíamos visto, los flujos de caja también son utilizados por personas o empresas ajenas a nuestra organización, por ejemplo: El trabajador de un banco, al realizar la evaluación de nuestra empresa para la aprobación de un crédito, tendrá que conseguir información fiel de nuestra empresa para determinar los ingresos y salidas de efectivo (o sea el flujo de caja) para poder determinar nuestro crecimiento, nuestra capacidad comercial y así avizorar el futuro y por consiguiente determinar si tendremos la capacidad de cumplir con nuestros pagos al futuro. Por ende, esta herramienta nos servirá a nosotros y a ajenos para tomar decisiones financieras.

Cómo se elaboran los flujos de caja

El proceso de elaboración de un flujo de caja es sencillo, pero debemos indicar que para que la información nos sea realmente útil, debe ser información fidedigna, real y confiable. Bien, los pasos son los siguientes:

1.      Determinar el periodo para su elaboración.

2.      Determinar el Saldo Inicial.

3.      Determinar el origen de los fondos o ingresos, que son todos los ingresos de dinero en nuestra empresa y pueden ser:

  • Ventas al contado,
  • cobro a clientes (por ejemplo, de ventas de meses pasados al crédito),
  • préstamos,
  • aportes de los socios, etc.

4.      Determinar las salidas o egresos de fondos, estos pueden ser:

  • Pagos a proveedores (no compras, sino cobros),
  • planillas (salarios, cargas sociales, seguros etc.),
  • gastos operativos,
  • gastos generales,
  • pagos de deudas,
  • inversiones, etc.

5.      Con la suma de los ingresos (menos) la suma de los egresos se obtiene el saldo del periodo.

Con esta información elaboraremos de periodo en periodo la siguiente tabla de ejemplo:

Ahora daremos una pequeña interpretación que nos ayudará al análisis posterior:

  • Saldo Inicial: Es la cantidad de efectivo con el que iniciamos el periodo.
  • Ingresos: Son todos los cobros (dinero que efectivamente ha ingresado en la empresa).
  • Egresos: Son los pagos (dinero, que ha salido de la empresa).
  • Saldo del periodo (en este caso mes): Es lo que hemos ganado efectivamente (en dinero), debido a que muchas ventas pudieron haber sido al crédito, y a pesar de que son ventas realizadas no es ganancia en ese momento. Por lo que el saldo del mes es lo que efectivamente entró (o salió de la empresa en caso de déficit).
  • Saldo final: Es la suma de nuestro saldo inicial más el saldo del periodo, y es lo que ahora tenemos después de todas las ventas del mes y agregándole el saldo del periodo anterior. Éste saldo se convertirá en el nuevo saldo inicial del siguiente periodo.

Ahora con esta información, ingresamos la información en una tabla de la siguiente forma:

Haciendo un supuesto de que realizamos el mismo procedimiento durante los próximos meses obtenemos:

Por lo tanto, ya tendremos nuestra información hasta finalizado el mes de abril, con lo que estaremos listos para hacer una proyección de los próximos meses sobre el comportamiento de nuestro flujo de efectivo. Debemos notar además que en el presente ejemplo el Saldo del Mes de Abril es negativo, lo que nos indica que ese mes hemos perdido dinero, din embargo el Saldo final es positivo lo que nos indica que aun seguimos teniendo dinero en la empresa; el déficit de este mes puede explicarse por muchas razones: por ejemplo, por efecto del pago de los créditos conseguidos en enero, o por un excesivo gasto en publicidad o servicios profesionales. Podemos ver que esta herramienta nos brinda la oportunidad de hacer análisis pertinentes sobre nuestra empresa.

En el siguiente articulo realizaremos la proyección y haremos un análisis exhaustivo de la información brindada, por favor háganos llegar sus comentarios.